Salvare file in PDF
Spesso si ha la necessità di inviare un documento di Office (Word, Excel) via email.
L’invio di tali file per e-mail però non sempre va a buon fine per uno dei seguenti motivi:
- Antivirus
I file di Word ed Excel possono contenere del codice malevolo e quindi la totalità dei software antivirus blocca di default la ricezione di tali file; - Compatibilità
I formati di Word e Excel (.doc, .docx, .xls, .xlsx) sono formati proprietari di Microsoft; se il destinatario dovesse utilizzare un programma open source (OpenOffice, LibreOffice, WPS Office, …) la compatibilità non è garantita e quindi il file e la sua visualizzazione potrebbe non rispecchiare la versione creata con i programmi della suite di Microsoft; - Versioni
Ad ogni nuopva versione di Office, Microsoft introduce delle migliorie che però potrebbero non essere utilizzabili in versioni più obsolete.
Per i motivi elencati, per inviare dei documenti per email ed essere sicuri che il destinatario veda lo stesso contenuto con la stessa formattazione del mittente, è consigliabile esportare il file in PDF.
I file PDF utilizzano un formato “universale”, quindi è possibile aprire lo stesso file su computer differenti, con sistemi operativi diversi (Windows, Linux, Mac), avendo la certezza che i file verrà visualizzato sempre correttamente.
Le ultime versioni di Office, includono già la possibilità di esportare il file come PDF, utilizzando una stampante virtuale, che convertirà il nostro documento in PDF. Vediamo assieme come convertire in PDF un file di Word.
- Aprire Word e creare il proprio documento che si vuole inviare. QUindi salvare la versione originale come .docx per avere la possibilità di modificarlo in futuro (Figura 1)
- Quindi dal menu File scegliere Stampa. Dall’elenco delle stampanti selezionare Microsoft Print to PDF e quindi lanciare la stampa cliccando sul pulsante Stampa (Figura 2)
- A questo punto il programma ci chiederà dove vogliamo salvare il file “convertito” in PDF. Selezioniamo una cartella a nostro piacimento e confermiamo o modifichiamo il nome del file. Quindi terminare l’operazione cliccando su Salva (Figura 3)
- Il nostro file PDF è stato salvato nella cartella scelta con il nome indicato. Prima dell’invio è possibile verificare la correttezza della conversione. Aprire la cartella di destinazione e fare doppio click sul file appena creato. Il file verrà aperto con il lettore PDF predefinito, generalmente Acrobat Reader. Il vantaggio dei file PDF è che qualora nel sistema non fosse presente alcun lettore di PDF, è possible aprire tali file anche con un browser internet come Chrome o Edge (Figura 4)
