Pianificare una riunione
Schedulazione di una riunione con Microsoft Teams
Ci sono 2 modi per pianificare una riunione in Teams:
1. Per pianificare una riunione dalla chat, aprire la chat
Selezionare in alto a destra Altre opzioni
Seleziona quindi Pianifica una riunione .
2. Oppure per pianificare una riunione dal calendario di Teams.
Selezionare Calendario in Teams e selezionare +Nuova riunione (in alto a destra).
Indipendentemente dalla modalità selezionata (1 o 2) si aprirà successivamente il modulo di pianificazione
Nel modulo di pianificazione è possibile assegnare un titolo alla riunione, invitare altre persone e aggiungere dettagli sulla riunione.
Dopo aver completato la compilazione dei dettagli, sarà in fine possibile selezionare Salva o Invia (in alto a destra) per chiudere il modulo di pianificazione e procedere con l’invio degli inviti ia partecipanti inseriti nella riunione.
Modificare una Riunione o Aggiungere Opzioni
- Clicca con il pulsante destro del mouse sull’ evento nel calendario Teams per:
Modificare
i dettagli della riunione.
Chattare con i partecipanti
nella chat della riunione.
Partecipa
online .
Copiare il collegamento
.
Annullare
la riunione se si è un organizzatore.
Mostra come per impostare lo stato che rifletterà sui calendari dei partecipanti durante l’orario della riunione se accettano la conferma di partecipazione alla riunione.
Categorizzare
la riunione.
Invitare gli utenti esterni all'organizzazione
Teams consente di invitare gli utenti esterni all’organizzazione, anche se non hanno una licenza di Teams. Per invitarli, è necessario l’indirizzo di posta elettronica completo.
1. Create una riunione o aprirne una esistente nel calendario di Teams.
2. Immettere i nomi nel campo 
Aggiungi partecipanti obbligatori
* Se qualcuno è un partecipante facoltativo, selezionare Facoltativo nel campo Aggiungi partecipanti obbligatori e aggiungerne i nomi.
3. Digitare l’indirizzo di posta elettronica dell’utente, ad esempio luca@example.com
4. Seleziona Invia o Invia aggiornamento. L’utente riceverà un’email con il collegamento per la riunione.
Invitare persone con un collegamento (link)
Teams consente di invitare persone a una riunione tramite un collegamento alla riunione. Per condividere questo collegamento:
1. Create una riunione o aprirne una esistente nel calendario di Teams.
2. Il collegamento alla riunione verrà visualizzato come URL. Selezionare Copia per copiare l’URL.
PARTECIPARE AD UNA RIUNIONE
Le riunioni di Teams mostreranno un pulsante Partecipa su un evento del calendario cinque minuti prima dell’inizio di una riunione. Quando un utente entrerà nella riunione, l’evento cambierà colore per indicare che c’è qualcuno online.
Selezionare Partecipa per aprire la finestra delle impostazioni riunione e confermare le impostazioni preferite per la videocamera e il microfono prima di partecipare alla riunione online.
Gli esterni all’organizzazione riceveranno una mail ove potranno cliccare su “Partecipa alla riunione ora” e potranno partecipare da qualsiasi pc Windows utilizzando il browser
Dallo smartphone, se non già presente, cliccando sul link, verrà richiesto di scaricare l’app Microsoft Teams (sarà poi possibile partecipare anche senza essere iscritti su Microsoft Teams – l’iscrizione è comunque gratuita)
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Ripianificare una riunione
Nel calendario di Teams è possibile ripianificare le riunioni e gli eventi organizzati. Per aggiornare rapidamente l’orario di una riunione, selezionarlo nel calendario di Teams, trascinarlo in una nuova fascia oraria e rilasciarlo.
Si riceverà una notifica della disponibilità degli invitati prima di aggiornare l’orario della riunione.
È anche possibile modificare l’orario della riunione aprendo i dettagli della riunione, scegliendo un nuovo orario e selezionando Invia aggiornamento. I partecipanti riceveranno automaticamente una notifica con l’ora aggiornata.
E’ possibile aiutarsi nella scelta della data usando Assistente Pianificazione per trovare un’ora adatta per tutti partecipanti.
In Assistente Pianificazione è possibile visualizzare i fusi orari, le pianificazioni e la disponibilità dei partecipanti durante diverse fasce orarie. La griglia Assistente Pianificazione mostrerà la pianificazione di ogni partecipante. Le aree ombreggiate vengono visualizzate quando i partecipanti sono occupati o hanno riunioni provvisorie. Le aree non ombreggiate vengono visualizzate quando i partecipanti sono liberi. 
Aggiungere un co-organizzatore
Il Co-organizzatore potrà attivare e disattivare la riunione, modificare le opzioni riunione, ecc.. Prima di questa innovazione, solo gli organizzatori di una riunione avevano il pieno controllo della stessa.
Dopo aver invitato altre persone alla riunione, è possibile aggiungere fino a 10 co-organizzatori per facilitare la gestione della riunione. Prima di aggiungere co-organizzatori, assicurarsi che le persone da aggiungere siano già state aggiunte come partecipanti necessari e quindi seguire questa procedura:
1. Create una riunione o aprirne una esistente nel calendario di Teams.
2. Assicurarsi che le persone da aggiungere come co-organizzatori siano invitate alla riunione.
3. Modificare la riunione selezionando Opzioni riunione dai dettagli.
4. In Ruoli seleziona il nome o i nomi nel menu a discesa Scegli co-organizzatori .
5. Selezionare Salva.
Assegnare categorie a una riunione
Colora il calendario con le categorie. Come in Outlook, è possibile assegnare una o più categorie a ogni riunione nel calendario. Esistono due modi per assegnare le categorie:
1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un evento nel calendario.
2. Selezionare Categorizza 
.
3. Selezionare un colore.
È anche possibile categorizzare una riunione quando la si pianifica selezionando Categoria nella parte superiore del modulo di pianificazione.
Impostare lo stato “Mostra come” in una riunione di Teams
Gli organizzatori possono impostare lo stato Mostra come della riunione nella barra delle azioni. Quando la conferma di partecipazione dei partecipanti, il loro stato rifletterà automaticamente lo stato impostato dall’organizzatore.
I partecipanti possono scegliere di impostare il proprio stato personale per la riunione tramite Mostra come indipendentemente dallo stato impostato dall’organizzatore. Lo stato aggiornato rifletterà sul calendario. Il valore predefinito Mostra come per tutte le riunioni pianificate da un organizzatore è Occupato.
È possibile impostare lo stato Mostra come in diversi modi:
Nella pagina Dettagli modulo Pianificazione
Nell’ Anteprima rapida della riunione
