Ognuno di questi campi ha una precisa funzione che potrebbe tornare utile sia per l’uso privato sia per lavoro.
Oltre al classico campo del destinatario, quando si compone un messaggio di posta elettronica esistono anche i campi CC e CCN. Ovviamente la rappresentazione grafica può variare leggermente in base al client di posta elettronica installato sul computer (Outlook, Thunderbird, …) oppure al servizio online (Gmail, Libero, Yahoo, …) ma i campi A, CC e CCN sono sempre presenti.
A cosa servono?
Campo “A”: invio per COMPETENZA
E’ il destinatario (o i destinatari) che ha pieno titolo a trattare una certa materia o è direttamente coinvolto in una attività come titolare o come facente parte di un team.
Comportamento: il destinatario è formalmente obbligato a dare una risposta al mittente.
Da sapere: utilizzando questo campo tutti i destinatari della email visualizzeranno, oltre all’indirizzo del mittente, tutti gli indirizzi degli altri destinatari. Usare questo campo va bene se l’email è rivolta a tutte le persone senza distinzioni e se tutti i destinatari si conoscono tra loro perché, per motivi di privacy, qualcuno potrebbe non volere che il suo indirizzo fosse reso noto anche a tutti gli altri destinatari.
Campo “CC”: invio per CONOSCENZA
E’ il destinatario (o i destinatari) che è necessario informare pubblicamente dei contenuti dell’email.
Comportamento: il destinatario può interagire con il mittente e i destinatari, ma NON E’ formalmente obbligato a farlo con nessuno.
Da sapere: anche in questo caso tutti gli indirizzi sono resi noti. Indirizzo del mittente, del destinatario e dei riceventi in copia conoscenza sono visibili. Per lo stesso motivo relativo al campo “A”, è una pratica adatta nel caso in cui tutti siano disponibili a far conoscere il loro indirizzo email agli altri.
Campo “CCN”: invio per CONOSCENZA NASCOSTA
E’ il destinatario (o i destinatari) che è necessario informare privatamente dei contenuti dell’email.
Comportamento: il destinatario può chiarire con il mittente le ragioni della ricezione (se esse non sono note) ma NON DEVE rispondere ai destinatari.
Da sapere: il destinatario in copia conoscenza nascosta può vedere gli indirizzi dei campi “A” e “CC”, ma questi non vedranno gli indirizzi inseriti nel campo di copia conoscenza nascosta.
La firma
Nei programmi di posta elettronica esiste la possibilità di inserire in chiusura dell’email un testo che comprenda le informazioni sul mittente, la sua azienda, la posizione che in essa ricopre ed eventuali altre informazioni di contatto (indirizzo, telefono, fax, sito internet, …)
Per inserire una firma nei messaggi si rimanda a questo LINK